Deze versie is niet meer actueel. Zie Programma voor het huidige bestand.

Plan van aanpak Bureau Ambtenaar 2.0

Inhoudsopgave

Plan van aanpak Bureau Ambtenaar 2.0

Inleiding: het Bureau Ambtenaar 2.0

In maart 2008 is het project Ambtenaar 2.0 van start gegaan bij het ministerie van LNV. Dit project is afgelopen op 1 september 2009. Er is echter behoefte ontstaan om dit initiatief na deze periode als programma voort te zetten, om de ontwikkelingen die in gang zijn gezet te blijven ondersteunen en verder uit te bouwen. Het programma richt zich daarbij niet meer alleen op het ministerie van LNV, maar op de gehele overheid.

Planning

Tot 1 januari 2010 is er een kwartiermakersfase om de oprichting van het bureau voor te bereiden. Dit plan van aanpak richt zich op twee fasen:

Januari tot mei 2010: inrichting van de deelprojecten en bouw van online voorzieningen. Deze fase wordt afgesloten met een besluit over de voortgang;
mei 2010 tot december 2011: uitvoering van de deelprojecten en implementatie en verspreiding van de online voorzieningen.

In dit plan van aanpak wordt besproken wat de doelstellingen en activiteiten van het Bureau inhouden en welke vragen en actiepunten er nog voor liggen. Invulling of aanvullingen zijn welkom.

Doelstelling: een efficiëntere en interactievere overheid

De algehele doelstelling van het Bureau Ambtenaar 2.0 is het dichterbij brengen van een efficiëntere en interactievere overheid. Internet, web 2.0 en de mogelijkheden èn denkbeelden die zij met zich meebrengen bieden nieuwe mogelijkheden om die doelen te bereiken. Lees verder over web 2.0 en de overheid. De kennis en ervaringen daarmee zijn echter nog maar beperkt en versnipperd aanwezig binnen de overheid. Vandaar dat het de doelstelling van het Bureau Ambtenaar 2.0 is om

de kennis over de gevolgen van web 2.0 voor het werk en het werken van de overheid te verdiepen,
kennis en ervaringen over het werken met web 2.0 en op een 2.0-wijze te verspreiden, en
initiatieven te ondersteunen die bijdragen aan de totstandkoming van een overheid 2.0.

Werkwijze: leren door te doen

De doelstellingen van het Bureau Ambtenaar 2.0 zullen niet alleen worden verwezenlijkt via de activiteiten en projecten van het Bureau, maar evenzeer door de eigen werkwijze. Daarbij worden twee uitgangspunten gehanteerd:

Volgens het idee van de hub worden rond een thema of vraag de juiste mensen betrokken en wordt de beste meest voor de hand liggende locatie gekozen;
Practice what you preach: de denkbeelden en mogelijkheden van web 2.0 en werken 2.0 zullen worden ingezet in de eigen werkwijze.

In de praktijk leidt dat tot de volgende voornemens:

Het Bureau Ambtenaar 2.0 heeft geen vaste locatie, maar wisselt van locatie afhankelijk van de werkzaamheden van dat moment. Dat kan zijn bij de opdrachtgevende organisaties, maar ook thuis, onderweg, in openbare locaties, bij uitvoerende partijen of bij overheidsorganisaties die Ambtenaar 2.0 hebben uitgenodigd;
Het Bureau Ambtenaar 2.0 hanteert een open werkwijze. De activiteiten van het Bureau zijn zichtbaar, de bijeenkomsten zijn toegankelijk en de werkwijze en resultaten worden zoveel mogelijk in beeld gebracht;
Het Bureau Ambtenaar 2.0 werkt via netwerken: per project worden zoveel mogelijk relevante personen en organisaties betrokken uit overheid, bedrijfsleven en doelgroepen en worden zowel digitale middelen als open bijeenkomsten ingezet om bijdragen te faciliteren;
Het Bureau Ambtenaar 2.0 ondersteunt initiatieven van anderen die zijn doelstellingen dichterbij brengen, bijv. door bij te dragen aan initiatieven van andere partijen en door leden bij verschillende organisaties te stimuleren om Ambtenaar 2.0 te agenderen in hun eigen organisatie;
Het Bureau Ambtenaar 2.0 maakt gebruik van technieken en software die deze werkwijze ondersteunen en waarmee het resultaat van deze werkwijze gemaximaliseerd kan worden.

Activiteiten: kennis, ervaringen en initiatieven

Om de verwezenlijking van de doelstellingen van Ambtenaar 2.0 dichterbij te brengen zullen de volgende activiteiten en projecten worden ondernomen.

1. Verdiepen van de kennis over de gevolgen van web 2.0 voor het werk en het werken van de overheid

Stimuleren van discussie en verdieping via het weblog en andere media;
Bijdragen aan onderzoek van derden, bijv. via begeleidingscommissies, verbindingen leggen met praktijkcasussen, verspreiding van resultaten, etc.;
Bijdragen aan visieontwikkeling bij deelnemende organisaties (bijv. DGOBR, Ambtenaar van de Toekomst, LNV, etc.) en klankbordfunctie in werkgroepen;
Verbindingen leggen met vergelijkbare trajecten in het buitenland, bijv. de Verenigde Staten, Australië, het Verenigd Koninkrijk, België, de Europese Unie, etc.
Practice what you preach: ervaringen uit eigen werkwijze vastleggen en delen. Het Bureau is z'n eigen lab;

2. Verspreiden van kennis en ervaringen over het werken met web 2.0 en op een 2.0-wijze

2.a. Verspreiden van kennis

Voortzetten en uitbreiden van de cursus 'Werken met web 2.0';
Opzetten van een online cursus voor Ambtenaar 2.0 (e-learning);
Voortzetten en uitbreiden van het sprekersnetwerk van Ambtenaar 2.0;
Beheren en verspreiden van het boek Ambtenaar 2.0;
Uitbreiden en verspreiden van de verzameling werktips (tips.ambtenaar20.nl / Lifehacking);
Beheren en verspreiden van de Handreiking Ambtenaar 2.0;

2. b. Verspreiden van ervaringen

Stimuleren van de uitwisseling van ervaringen via de netwerksite van Ambtenaar 2.0 (via blogs, discussies, etc.);
Opzetten van een verzameling van voorbeelden van werken 2.0 in beeld en tekst (ervaringen 2.0);
Bijdragen aan het organiseren van netwerkbijeenkomsten (Open Koffie, Borrel 2.0, etc.);
Bijdragen aan het organiseren van een Ambtenaar 2.0 Dag;

2. c. Bekendheid vergroten

Contacten onderhouden met diverse media binnen en buiten de overheid (opiniestukken, interviews, etc.);
Het opzetten van een communicatiestrategie om verschillende doelgroepen binnen de overheid te bereiken;
Gebruik maken van andere netwerken en platformen om het netwerk te laten groeien;
Inzetten van leden bij diverse overheidsorganisaties om op te treden als ambassadeurs;

3. Ondersteunen van initiatieven die bijdragen aan de totstandkoming van een overheid 2.0

Stimuleren en ondersteunen van iniatieven bij overheidsorganisaties door eigen medewerkers (ambassadeurs);
Deelname aan Neemtinitiatief.nl;
Deelname aan een hub-traject m.b.t. Open Overheid;
Deelname aan een hub-traject m.b.t. serious gaming;

Gedurende de looptijd van het programma zullen meerdere initiatieven in beeld komen ter ondersteuning en zal deze lijst groeien. Deelnemende organisaties kunnen projecten aanleveren die in lijn van de activiteiten van het Bureau kunnen worden uitgevoerd (bijv. m.b.t. Open Overheid, serious gaming, etc.).

Resultaat: wat gaat het Bureau Ambtenaar 2.0 concreet opleveren?

Bovenstaande activiteiten dragen zorg voor een grotere bekendheid van Ambtenaar 2.0 en ondersteuning voor het netwerk Ambtenaar 2.0 (online en bijeenkomsten). Daarnaast levert het Bureau een advies- en klankbordfunctie voor de deelnemende organisaties. Daarenboven zal een aantal concrete deliverables worden opgeleverd:

Een online verzameling van goede voorbeelden van overheid 2.0 bij diverse overheidsorganisaties;
Een online platform voor het aanbieden en beoordelen van cursussen om te leren over 2.0;
Een online leervoorziening voor ambtenaren om te leren over 2.0;
Actuele kennis over werken 2.0 en overheid 2.0 in de praktijk;
Een aantal concrete projecten (hubs) m.b.t. Open Overheid en serious gaming;

Ondersteuning: hoe kunnen overheidsorganisaties deelnemen aan het Bureau

Het Bureau Ambtenaar 2.0 gaat fungeren als virtuele organisatie, als hub. Voor de uitvoering van bovenstaande activiteiten is het Bureau afhankelijk van de bijdragen van de deelnemende organisaties. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen

de overkoepelende ondersteuning van het Bureau en
de inrichting van de diverse projecten.

Voor de inrichting van het Bureau zelf is de volgende ondersteuning nodig:

Medewerkers

Het Bureau zal bestaan uit ca. vijf medewerkers. Zij worden waar mogelijk uitgeleend door deelnemende organisaties, de salariskosten blijven dus voor rekening van de uitlenende organisatie. De medewerkers werken deels voor het Bureau Ambtenaar 2.0 en deels voor de eigen organisatie (bijv. 80% - 20%). Op die manier kan de kennis die bij het Bureau wordt opgedaan worden overdragen aan de eigen organisatie. Wanneer het niet mogelijk blijkt om per 1 december 2009 vijf medewerkers te betrekken vanuit andere overheidsorganisaties dan zal het nodig zijn het budget te verhogen met € 150.000 voor het aantrekken van medewerkers.

Budget

De werkwijze en activiteiten van Ambtenaar 2.0 zullen kosten met zich meebrengen. Op dit moment is nog niet duidelijk hoe hoog die kosten zullen liggen. Voor het tweede jaar zal het mogelijk zijn een specifieke begroting in te dienen. Tot 1 januari 2011 (einde van het eerste jaar) wordt een reservering voorgesteld van € 500.000. Het Bureau heeft als oogmerk om zoveel mogelijk andere dan financiële middelen in te zetten om zijn doelstelling te behalen en verwacht dan ook een deel van het budget niet uit te zullen geven.

De vaste bureaukosten zullen o.a. bestaan uit:

Technische ondersteuning van het Bureau: computer, telefoon, internetverbinding, etc.;
Openbaar vervoer: treinkaart, OV-fiets, etc.;
Huur van tijdelijke locaties, onkosten onderweg, etc.
Gebruik van online software (afkoop van advertenties, licenties, etc.);
Eventueel inhuur van medewerkers (ter aanvulling van medewerkers uit deelnemende organisaties).

De kosten voor de vaste projecten van het Bureau zelf:

Inhuur van kennis en kunde (bijv. technisch) om projecten te verwezenlijken;
Ondersteuning van activiteiten van het netwerk Ambtenaar 2.0;
Ondersteuning van initiatieven die de doelstelling van het Bureau dichterbij brengen.

Alle gemaakte kosten zullen via internet zichtbaar worden gemaakt.

Administratieve ondersteuning

Er zal geen eigen administratie worden ingericht, maar er wordt gebruik gemaakt van de administratieve ondersteuning van één van de deelnemende organisaties. Voor de personele en financiële administratie en voor zaken als klein drukwerk, verzendingen, etc.

Huisvesting: geen!

Het Bureau Ambtenaar 2.0 richt geen bedrijfsruimte in! De medewerkers van het Bureau werken flex en online. Dat kan zijn thuis of onderweg, maar ook op uitnodiging van andere overheidsorganisaties. Van de deelnemende organisaties wordt verwacht dat een toegangsmogelijkheid wordt geregeld voor medewerkers van het Bureau om de samenwerking en kennisuitwisseling te bevorderen.

Opdrachtgeverschap

Het opdrachtgeverschap van het Bureau ligt vooralsnog bij het overleg van deelnemende organisaties, onder voorzitterschap van André van der Zande (portefeuillehouder van Ambtenaar van de Toekomst en de hub-projecten). Dit overleg komt minimaal twee maal per jaar samen en wordt regelmatig op de hoogte gehouden van de activiteiten van het Bureau.

In de kwartiermakersfase (tot 1 januari) wordt het opdrachtgeverschap nader uitgewerkt.

Deelnemende organisaties. Doe je ook mee?

Op dit moment zijn twee organisaties geïnteresseerd in deelname aan het Bureau Ambtenaar 2.0:

Het ministerie van BZK, Directoraat-Generaal OBR: Saskia Görtz (directeur Organisatie en Personeel Rijk);
Het ministerie van LNV, Directie Organisatie en Bedrijfsvoering: Jan Willem Duijzer (CIO);
ICTU: Michel Bouten (plv. directeur ICTU), Matt Poelmans (directeur BurgerLink);
Het ministerie van BZK, Directie Kennis: Hans Wilmink;

Daarnaast is overleg met de volgende organisaties of er wordt nog contact mee opgenomen:

Digitale Werkplek Rijk;
VNG;
Gemeente Dordrecht;
EC-AMC

De opdrachtgeversrol ligt bij het overleg van de deelnemende organisaties.

Het Bureau Ambtenaar 2.0 als hub

Het Bureau zal worden opgezet als publieke organisatie, waarin verschillende overheidsorganisaties kunnen deelnemen. In de projecten zal worden samengewerkt met een bredere groep van niet alleen overheidsorganisaties, maar ook bedrijven, freelancers, maatschappelijke organisaties, het netwerk Ambtenaar 2.0 en vrijwilligers van binnen en buiten de overheid. Op deze manier is het Bureau Ambtenaar 2.0 herkenbaar als (flexibele) overheidsorganisatie en wordt in de projecten in bredere netwerken samengewerkt. Op die manier wordt invulling gegeven aan het concept van de hub.

Planning: kwartiermakersfase van start in september, lancering op 1-1-2010

Het Bureau Ambtenaar 2.0 gaat van start in september 2009. De eerste maanden zullen worden gebruikt om het bureau in te richten en meer deelnemers te betrekken. Deze kwartiermakersfase eindigt op 31 december 2009, zodat bij het begin van het nieuwe jaar de daadwerkelijke lancering kan plaatsvinden.

Aandachtspunten voor de komende maanden:

Augustus: Besluitvorming BZK/DGOBR: Saskia Görtz;
Augustus: Besluitvorming LNV/DOB: Jan Willem Duijzer/Jacques Bakker;
September: Vervolg contact met EC-AMC, VNG, ICTU;
September: Overleg André van der Zande en Roel Bekker;
Oktober: Besluitvorming over het vervolg van Ambtenaar van de Toekomst (hub): Marloes Pomp;
Oktober: Vervolg contact gemeente Dordrecht;